【お役立ちコラム】
オフィスの書類、うまい断捨離のコツとは？

家だけでなく、職場でも断捨離を迫られるときはあります。

以前に新聞で、ある市役所が新庁舎へ移転するにあたり書類を半分に減らさなければならず、途方にくれているという記事を目にしました。

役所に限らず企業でも、引っ越しなどの際には書類の整理が必要になります。特に最近はリモートワークの増加に伴いオフィスを縮小・移転するところも増えています。

知らず知らずのうちに溜まってしまった書類。
新しいオフィスに全部は持っていけない…。どう整理し、断捨離すればいいのでしょうか。

整理収納アドバイザーの言葉を借りると、書類整理の最初のステップは分類だそうです。
私なら、

① 処分するもの
② 紙でそのまま残すもの
③ 電子化するもの
④ どうしようか決めかねているもの

と分けようと思います。

分類の次のステップはそれぞれに対する作業です。

①の処分するものですが、東京23区では少量排出事業所を対象にオフィス発生古紙を回収しています。
ただ行政回収では機密書類の処理はできないので、自社内でシュレッダーにかけるか、機密書類処理を行う専門事業者に委託するなどして、確実に処分することが重要です。

②の紙でそのまま残すものは、業務の分類に沿ってグルーピングしていきます。
ちなみにオフィスの書類量を表すのに「fm（ファイルメーター）」なる単位があるそうです。A4サイズの用紙を1m積み上げた量が1fm。コピー用紙で約1万枚です。

③の電子化するものについては、スキャニングしてPDF化する方法がありますが、このときポイントになるのが検索性です。
例えばインデックス（索引）をExcelでつくり、リンク機能でPDFファイルを紐づければ、検索しやすいうえ閲覧性もグッと高まります。

どんなファイル名にしてどう保管するか。電子化する書類が多ければ多いほど、あらかじめシミュレーションすることをおすすめします。
引っ越し時など電子化する時間がない場合には、ひとまず外部に預けて、落ち着いてから電子化してはいかがでしょうか。

また、④の扱いを迷っているものについては、猶予期限を設けて保管し、改めて①②③に分類します。
保管するスペースがなければ③とともに外部に預けるのも手です。

ところで断捨離とは、単に不要な物を捨てることではなく、物を捨てた先にある快適な生活や、物にとらわれない生き方のことを言うそうです。
オフィスの書類も上手に断捨離して、必要なものがすぐに取り出せる、快適な仕事環境で業務効率アップにつなげたいですね。

エデュプレスは書類の電子化をはじめ、電子化後のデータ加工、さらには書類保管も承っております。
プライバシーマークを取得しておりますので、機密書類も安心してお預けください。