【BPO通信】
電子化するだけじゃない？エデュプレスのドキュメントスキャニング業務

来期に向けた体制の検討が始まり、古い資料の整理に頭を悩ませている方もいらっしゃるのではないでしょうか？

2024年10月1日から郵便料金が値上がりし、送料を含めた事務作業のコスト削減のために、書類を紙から電子データへ変えたり、送付方法を郵送からクラウドサービス、メール添付などへ移行したりする企業も多くなっています。
そのどちらも「紙の電子化」が重要なポイントになってきます。

・大量の資料をスキャニングするのが大変
・資料のサイズが大きすぎて、スキャニングできない
・せっかく電子化するのだから検索性を高めたい
・電子化しても紙の資料は捨てられないので、結局、保管スペースは狭いまま

エデュプレスでは「紙の電子化」に関する様々なお困りごとやご要望にお応えしてきた、以下のような実績がございます。

・事務所移転に伴い、事務所に保管していた大量の書類を電子化。保管スペースの削減により、すっきりとした快適なオフィス環境を実現

・長い年月の経過で紙が劣化した書類を電子化して、さらなる長期保存を可能に

・一般的な複合機ではスキャンが難しい、大判の書類の電子化

・電子化されたデータの元の書類が必要になった時には、倉庫に保管している書類を梱包単位で払出対応

また、単純に紙の資料をスキャンするだけでなく、作成したPDFファイルに見出しやしおりなどを追加することで、必要な情報にスムーズにアクセスできるようにすることも可能なため、お客様からご好評をいただいております。なお、エデュプレスではお客様の大切な書類や情報を安心してお預けいただけるよう、社内での取り扱いに際しては以下のような点を心がけております。

・個人情報や機密情報を含む資料をお預かりする際には、プライバシーマーク取得企業として紛失・漏洩等防止のため、資料の持ち出しや移動の記録を取っています。輸送の際もセキュリティ便などの特別な輸送方法を用いて対応しています。

・ご納品後にお客様が管理しやすいデータ形式や、引きやすい索引、必要な情報へアクセスするための文字情報やしおりの付け方ついても、お客様にとって最適な形をご提案いたします。

紙媒体の保管・管理にお困りの場合や、電子化をご検討される際は、お気軽にご相談ください！